Hani, můžeš přiblížit, co dělá HR specialista v reklamní agentuře? V naší branži není moc obvyklé mít člověka na takové pozici.

To máš naprostou pravdu. Ale stejně jako každá firma i marketingová agentura má člověka nebo i víc lidí, kteří lidské zdroje v nějakém rozsahu řeší – ať už je to hledání nových zaměstnanců nebo starost o ty stávající. A takový HRdina/ka, jak se nám HRistům někdy říká, vám to může dost usnadnit. Co přesně pak je její/jeho náplní práce už je čistě na konkrétních potřebách dané firmy. Zapomenout ale na starost o své zaměstnance si nikdo dovolit nemůže. Přeci jen patří mezi to nejcennější, co firmy mají.

Co teď v Justmighty řešíš, čím žiješ?

V Justmighty aktuálně čelíme (díky bohu) období růstu a s tím spojené reorganizaci týmů. Týmy se rozšiřují, štěpí se specializace kolegů a redefinují se procesy. Mou náplní práce je tak hlavně hledání nových zaměstnanců, jejich onboarding a samozřejmě nezapomínám ani na péči o stávající tým. Je potřeba tým podpořit, ujistit se, že nové procesy přinášejí to, co od nich očekáváme, a že nové nástroje umíme využívat efektivně. Mým úkolem je pomáhat, vyslechnout, podpořit. Zkrátka být oporou jak pro vedení firmy, tak všem ostatním kolegům. Uznávám, zní to jako klišé, ale je to tak. (smích) V agentuře jsem ale zatím krátce a naše spolupráce se teprve vyvíjí.

Jak jsi říkala, velkou částí tvojí práce je aktuálně nábor nových členů rozrůstajícího se týmu. Co všechno to obnáší? 

Začátkem cesty je správná definice, koho vlastně hledáme – co od nového kolegy očekáváme a co by měl firmě přinést. Následně se vrhám do tvorby inzerátu, s marketingovým týmem vyberu vhodné komunikační kanály a plánuju pohovory se zájemci. Prostě taková klasika. Ale je toho dost a v Justmighty se snažíme nic nezanedbat. Příliš často se u uchazečů setkávám s nepříliš lichotivou zpětnou vazbu na postupy HR specialistů při náboru. To je mi líto a ráda bych přispěla k tomu, aby měli kandidáti v už i tak stresujícím období, jakým hledání nového zaměstnání je, co nejvíc pozitivních zkušeností.

„Stejně jako každá firma i marketingová agentura má člověka nebo i víc lidí, kteří lidské zdroje v nějakém rozsahu řeší. A takový HRista vám to může dost usnadnit.“

Co si myslíš, že je při pohovoru nejdůležitější?

V průběhu pohovorů se snažíme o maximální otevřenost a sdílnost. Za mě je důležité, aby se potenciální kolega pro spolupráci rozhodl na základě relevantních informací. I když, co si budeme povídat, bez oboustranné chemie to nepůjde. (smích) Snažím se o co nejosobnější přístup ke každému kandidátovi. To se mi osvědčilo – nic nepředpokládat a netahat si s sebou „zátěž zkušenosti“. I když ne vždy se mi to samozřejmě podaří na sto procent. Každý kandidát je jiný a je fér, abychom mu dali prostor. Snažíme se o přátelský přístup. Příkladem toho je i tykání, které kandidátům v rámci pohovorů vždycky nabízíme. Odráží to naši neformální firemní kulturu a pomáhá s prolomením ledů. Kandidát je mnohem uvolněnější a snáze se ukáže, co v něm doopravdy je.

Na základě čeho poznáš, jestli chemie bude fungovat? 

To je dobrá otázka. Jen na ni nemám úplně přesnou odpověď. (smích) Často je to o pocitu. Věřím v přitahování protikladů a v potřebu různorodého týmu. Proto se snažím nové kolegy vybírat tak, aby doplňovali ty stávající – znalostmi, zkušenostmi i osobností. Když se tým skládá z různě zaměřených lidí, je mnohem silnější a je to znát i na kvalitě jeho výstupů. Finální výběr (a tudíž i chemie) není naštěstí jenom na mně. V posledním kole výběrka se zpravidla potkáváme v širší sestavě. Díky tomu mám jistotu, že si nový kolega sedne i s týmem a naopak. 

„Někdy už prostě po pěti minutách víš, že tohohle člověka v týmu chceš, a jen se modlíš, aby to v dalších kolech nepokazil.“

Zažila jsi někdy na pohovoru „lásku na první pohled“? 

„Lásku na první pohled“ občas na pohovorech opravdu zažívám. (smích) Někdy už prostě po pěti minutách víš, že tohohle člověka v týmu chceš, a jen se modlíš, aby to v dalších kolech nepokazil. (smích) A pak mám schízu, abych postupovala opravdu profesionálně a neprotěžovala někoho jen na základě sympatií. Takového člověka je náročnější odmítnout – ale i to se bohužel stává.

A co zpětná vazba? Dáváš ji i kandidátům, které odmítneš?

Přesně to jsem chtěla doplnit. Dalším stavebním kamenem výběrka je i kvalitní zpětná vazba. Opravdu by se nemělo stávat, byť se to bohužel děje, že uchazeč neví, proč ho do firmy nevzali. S nicneříkající větou: „Děkujeme za vaši účast ve výběrovém řízení, nicméně jsme se rozhodli dát přednost jinému kandidátovi,“ se setkal snad každý. My se snažíme zpětnou vazbu dávat co nejkonkrétnější a nejrelevantnější, aby si z toho mohl každý něco vzít. Ten, koho vybereme, i ten, koho odmítneme. 

Zmiňovala jsi taky nové nástroje, které v Justmighty využíváme. Jaké to jsou? 

Novinky jsme zaváděli hlavně v oblasti project managementu. Růst firmy, komplexnější zakázky – chtělo to update. Musíme každý projekt mnohem více plánovat a sledovat kapacity jednotlivých lidí. Nemůžeme si dovolit být střelci. Dalším důvodem bylo taky zjednodušení a automatizace celé agendy. Efektivita práce je pro nás důležitá a nechceme dělat práci pro práci. Proto jsme opustili programy, které už nedávaly smysl, a nastavili nový systém založený na sdílení informací a precizním plánování v Resource Guru.

K čemu Resource Guru v Justmighty slouží? 

Můžeš si ho představit jako kalendář, kde si tvůj čas dedikovaný na práci vždy „vybookuje”“ projekťák na konkrétní úkol. Díky Resource Guru máme detailní přehled o tom, na čem kdo pracuje, kdo má volné kapacity a kdo je naopak úplně vytížený. Nestává se tedy, že bychom práci rozdělovali mezi členy nerovnoměrně, a jsme schopní se s klienty domluvit na reálných termínech. Dřív jsme měli jen mlhavou představu, co bude Mira z designu nebo Leňa z marketingu v pondělí jedenáctého za dva měsíce dělat. Dneska už to víme. Priority se samozřejmě za chodu různě mění, a tak Resource Guru nevnímáme jako dogma, ale jako flexibilní nástroj. Ale když není plán, není ani co měnit, že jo. (smích)

„Důležité je nenechat věci být a řešit je – ty negativní napravovat, hledat nové cesty a ty pozitivní řvát do světa. A taky je udržet.“

Konkrétní zadání úkolů se tady tým dozví taky?

Resource Guru řeší opravdu jen časový harmonogram rozvržení práce. Konkrétní zadání pak máme v programu s názvem Monday. Tam se celý projekt rozkouskuje na dílčí úkoly, které projekťák přiřadí konkrétnímu člověku. Přidá k nim detailní zadání, prioritu, deadline nebo i odkazy na dokumenty. Celý systém doplňuje struktura dokumentů a informací uložených na Google Drive. Resource Guru je pro nás novinka roku 2021, takže se ještě stále potýkáme s „porodními bolestmi“, snažíme se vychytat mouchy a používat nové nástroje tak, aby byly opravdu přínosem.

Dostáváme se k tomu, proč se tě v rámci rozhovoru o HR ptám na projektový management. Jakým způsobem tyto „porodní bolesti“ ze své pozice řešíš?

Zásadní je komunikace a zase komunikace. Je zapotřebí vše dobře vysvětlit, dát do souvislostí, a pak dát taky týmu dostatek prostoru, aby si nové nástroje „osahal“ a vyjádřil se k nim, protože někdy si to sedá dýl. Občas je to jen o tom, že dám kolegovi prostor, aby si postěžoval, jindy je to o feedbacku, který je potřeba do procesu zapracovat. Samospásná řešení neexistují, s tím počítáme. Mám ráda systém osobních one-to-one pohovorů, který je v Justmighty už dlouho zavedený. A v případě nastavování nového project management systému bylo opravdu nutné si sednout s každým členem týmu zvlášť a pomoci mu nástroje používat líp a tak, aby nám práci fakt zjednodušily. 

Jak probíhají pravidelné one-to-one s jednotlivými členy týmu, co je jejich účelem?

V Justmighty jsme si nastavili pravidlo, že se scházíme minimálně dvakrát do roka – abychom zjistili, jak se kolegové cítí, s čím se potýkají, co jim chybí, co se jim líbí a kam by se chtěli posunout. Taková schůzka může trvat 15 minut nebo i hodinu a půl. Když se chce někdo scházet častěji nebo se něco objeví ad-hoc, jsem tu pro něj kdykoliv. Máme s kolegy dohodu, že se mi můžou svěřit fakt s čímkoliv. Některé věci předám Tomovi (majiteli firmy), jiné zůstanou jen mezi námi. Záleží na tom, jak to sami chtějí, protože jde o to, aby mi kolegové opravdu důvěřovali. Důležité je věci nenechat být a řešit je – ty negativní napravovat, hledat nové cesty a ty pozitivní řvát do světa. A taky je udržet. (smích)

„Mezi moje nejpříjemnější povinnosti nebo spíš radosti patří hýčkání týmu, ať už formou organizování teambuildingů nebo různými drobnostmi.“

Pohovory jeden na jednoho jsou super, já osobně je moc oceňuju. Jakými dalšími způsoby se staráš o stávající zaměstnance? 

Snažím se tým správně motivovat, předávám feedbacky a u nováčků zastřešuju celý onboarding. Nově zkouším zavést „stínování“ kolegů. To znamená, že budu vystupovat jako „tichý společník“, prostě takový „stín“ kolegy. (smích) Nebudu nic komentovat ani vytvářet, ale projdu si s ním v rámci projektu celým procesem od A do Z. Díky tomu nahlídnu pod pokličku jednotlivých pozic, pochopím líp potřeby kolegů a budu týmu větší oporou – například i při zmiňovaném náboru a následném onboardingu.

Prozradíš nám na závěr, co tě na tvé práci baví nejvíc?

Mezi moje nejpříjemnější povinnosti nebo spíš radosti patří „hýčkání“ týmu. Společně s Andrejkou z officu plánujeme různé teambuildingy, pravidelné společné Justsnídaně, kterými utužujeme a motivujeme tým. Samozřejmě, když to situace dovolí. Vymýšlíme taky různé drobnosti, kterými chceme kolegům dělat radost – ať už je to kytička k svátku nebo něco sladkého na nervy, když je to potřeba. A že někdy je! (smích) 

Moc díky za rozhovor, Hani. Moc mě to s tebou bavilo a těším se na rozhovory s dalšími členy týmu.